創業筆記 | 解決電商庫存管理的煩惱【資料管理篇】

電商有一種累，是出貨出不完的累，雖然提升到這個階段值得高興，但同時也反應出可能的問題:

究竟是生意太好?
還是理貨效率不彰?
是否有最基本的庫存管理課題被忽略了?

延續上篇(從0到1打造業績後勤-電商庫存管理【環境篇】) ，討論庫存管理空間與場地成本的概念。當規模擴大後，場地空間需求得以緩解，接下來面臨的課題為，如何做資料與環境面的庫存管理改善，這篇將由潛入深的探討庫存管理辦法。

市面上有許多庫存管理系統，以及使用庫存管理EXCEL的方法，但用這些方法之前，改善庫存困擾的第一步，首先找出問題。我們先列出欠缺庫存管理辦法(或完全沒有辦法)，會遇到哪些問題。

1.庫存容量無法量化:

雖然知道儲放空間大小，但由於可能儲放棧板的尺寸不同，堆疊高度不同、帳面上無法呈現棧板上堆放的狀況，如:

A商品有100pcs、B商品有70pcs，是否能立即轉換成佔幾格棧板? 目前產品在棧板上的儲放約棧幾成滿?

2.殘板增加:

採購量造成尾數殘板、多人員撿貨、順序不明，無法管控統一撿貨，造成同商品不同棧板的同時扣庫存，日後清點庫存與整併空間的難度增加。

3.理貨流程打斷:

由於無法直覺判定地上庫存，導致理貨時常需要尋找新的整板庫存，或因地面庫存不足而間斷，需要等2/3樓庫存取下後，才能回復作業。

4.貨物位置不明確:

隨著庫存增加，造成撿貨效率逐漸低落。明明系統還有庫存，現場卻找不到貨物在哪，需要仰賴少數夥伴告知貨物位置。

5.撿貨動線變數:

假設空間未多加管理的情況下，通常進貨則依照現場空位做擺放。貨物位置不明，可能造成撿貨動線的混亂，人員變得隨機取貨、每天撿貨效率變數大，無法合理預期效率。

直到規模擴張到一定的程度後，地面管理除了空間的限制外，同時也被固定人員牽制住。尤其是出現對人的依賴情況出現，當這種現象出現，建議馬上進行討論與改善，避免過度依賴單一或少數人員，減少因人員異動(不幹)而帶來的陣痛期。

運氣好的我們，雖然庫存管理的前期高度仰賴現場夥伴。在2021貨架建置完成後，實施一些管理改善措施，我們分兩個大面相，得到以下實質的好處:

貨架優點:

• 儲位規格化

在設立貨架之前，庫存擺放相對隨興，尤其是產品包裝大小不一，有些小產品一個棧板可以放上百件，有些只能放20件，在材積差距懸殊與銷售速度不同的情況下，導致空間利用率特別低。

在設立貨架之後，可以根據儲位的大小來約束庫存含棧板的尺寸，如棧板為110*110cm，整體含貨物高度不可超過185cm。

• 採購量規格化

由此規範不僅將庫存規格化(一板=多少件數)，日後便於依照棧板的數量與工廠下單，減少殘板發生(未堆滿的棧板，不僅影響空間利用率，也需要現場整理成可入庫規格，增加現場理貨負擔)。

• 貨櫃量可視化

更進一步可以預期海外進口貨櫃的可儲放量。

舉例:

一條20呎貨櫃可裝櫃量為27cbm(cubic meter or 立方米)

一條40呎HQ貨櫃可裝櫃量約為64cbm

一個棧板扣除高度後可以堆放的體積為110*110*170/1,000,000約等於2cbm

由此可以推斷

一條20呎貨櫃的貨物約當於14個貨架儲位

一條40HQ貨櫃的貨物約當於32個貨架儲位

而以我們396個儲位，約當可以容納6條40HQ貨櫃的儲量

• 商品儲位最佳化

創業初期，由於沒有各項產品銷售數字的參考，通常大貨到庫後，最多以編號邏輯下去排列(EX:#1711/#1712/#1713…)，若長期持續這個邏輯擴張下去，唯一的好處應該只有位置定位明確。

數據的沉澱，是改善的依據。隨著時間進展，可以藉由時間段的數據了解熱銷產品情況，我們將三個因素納入考慮:

1.銷貨金額

2.銷貨數量

3.包裝材積大小

綜觀以上三項考量，我們可以將績優產品優先擺放在走道上(首板)。

以我們自己為例，首板位置有46板，我們將一季至半年的前段優勢產品安排在該位置，確保這些出貨量大或是材積大的商品，可以在第一輪撿貨序列被滿足，也避免熱銷商品被埋沒在貨架深處，需要來回搬動卻因空間不足，阻礙效率。

• 庫存管理視覺化

藉由EXCEL庫存公式，將原本條列的數字展開至相對應的位置，指定製表人，變更壓日期管理，以共同表格作為兩地溝通，並且落實出貨後一定時間的大小盤點(ex: 周五出完貨進行地上盤點，以利周一大出貨庫存準確)，減少資訊落差，避免超賣而造成的客服資源浪費。

• 現場看板輔助

導入看板之前，假設需要取出一件指定樣品，可能因為穿梭在貨架之間，不確定性造成時間的浪費與危險性(本人最高紀錄找半小時，結果發現地上沒有庫存了😂)

我們利用軟磁鐵(因為可重複使用，白板筆書寫)作為標示看板，並且定期更新儲量，該措施明確標示對應貨架之下的儲放商品，輔助臨時的小幫手不熟悉物品儲放，也避免頻繁穿梭在棧板迷宮之間的危險。

在於日常撿貨中，我們可以快速檢視地上庫存與今日出貨量。如果必要，可以先將樓上整板庫存取下，避免造成撿貨中斷。

• 座標編碼

貨架明確定義相對位置，省去模糊的形容，可以藉由座標精準定位，告知夥伴產品儲放位置，如:1F-A1-08(一樓/A座第一板/第8位)

除了貨架的成本外(如何計算電商庫存的貨架成本)，庫存管理辦法的改善，基本上依照數據、看板、EXCEL表量身打造，並未付出額外顯著成本(除了軟磁鐵兩千多元)，確有實質的效益。

庫存管理辦法改善的效益可能無法從帳面上看出，但卻間接牽動著:

• 合理安排人員，提升工作滿意度
• 客人快速收貨的好感度
• 避免庫存失算的額外成本
• 避免過度依賴特定人員
• 及時發現庫存異常

雖然上述方式在某種程度上，無法與專業的WMS(Warehouse Management System，即庫存管理系統)相比。但在一套動輒數十、上百萬的系統選擇之前，我們採用該過渡擇中方案，順利在成長的過程中，建立庫存管理的蓄洪池，避免電商大節日爆單，造成理貨能量潰堤，引發一連串蝴蝶效應。

如果您有任何意見分享，歡迎Email到 ligfe@trueact.com.tw 或掃描QR Code加入立格扉LINE與我們聯繫。